Executive Assistant zur Unterstützung des Head of International, Mitglied des Executive Committee mit Sitz in Zürich. In dieser Rolle übernehmen Sie alltägliche Verwaltungsaufgaben und fungieren als zentraler Ansprechperson für verschiedene interne und externe Stakeholder weltweit.
Ihre Aufgaben- Kalenderverwaltung: Effiziente Verwaltung eines äußerst dynamischen Kalenders, Planung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen, Sicherstellung, dass alle Termine auf Grundlage der Geschäftsprioritäten geplant werden, Übernahme der Rolle eines „Gatekeepers“
- Reiseplanung: Organisation häufiger und komplexer internationaler Reisen (Visum, Reiserouten, Visum usw.)
- Aufbau starker und produktiver Arbeitsbeziehungen mit externen und internen Geschäftspartnern (z. B. Assistenten der Geschäftsleitung von Mitgliedern des Führungsteams, Kunden, Partnern)
- Sonstige Aufgaben: Bereitstellung allgemeiner Verwaltungsunterstützung, einschließlich E-Mail-Korrespondenz, Vorbereitung der Kommunikation im Namen der Geschäftsleitung, Telefonanrufe und Dokumentenvorbereitung, Ablage
- Pflege der Kontaktdatenbank einschließlich wichtiger Kunden und Partner
- Spesenabrechnungen: Bearbeitung und Verwaltung von Spesenabrechnungen, Sicherstellung der Genauigkeit und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien
- Mindestens 5 Jahre einschlägige Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung in einem internationalen Umfeld; davon 2+ Jahre in der Finanzbranche
- Leidenschaft für Kundenservice mit Fokus auf Genauigkeit und Liebe zum Detail
- Erfahrung in der Arbeit mit internationalen Teams und über verschiedene Zeitzonen hinweg
- Außergewöhnliche Fähigkeiten in Organisation und Zeitmanagement
- Energiegeladener und engagierter Profi, der leidenschaftlich gerne mit Menschen arbeitet und zu einem positiven Arbeitsumfeld beiträgt
- Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich
- Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse, zusätzliche Sprachen sind ein Plus
- Fähigkeit, mit sensiblen und vertraulichen Informationen diskret umzugehen
- Anpassungsfähigkeit und proaktiver Ansatz zur Problemlösung
- Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, WordPowerPoint, Excel
- Teamplayer mit einer proaktiven „can do “-Einstellung, bereit, im Laufe der Entwicklung der Rolle neue Aufgaben und Herausforderungen anzunehmen
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