HomeKandidierendeStellenTeam Assistant Personalvermittlung- und verleih (m/w/d)

Wir sind spezialisiert auf die Beratung, Selektion, Vermittlung und den Verleih von Fachleuten und Führungskräften – für global tätige Universalbanken, in- und ausländische Banken, Regionalbanken, Finanzboutiquen, FinTechs, InsurTechs, Versicherer und Rückversicherer. Darüber hinaus stehen wir Unternehmen als strategisch beratende Consultants und externe Fachpersonen rund um ihre Rekrutierungsprojekte und ausgelagerten Prozesse zur Seite.

Getreu unserem Motto „Wir verbinden Menschen“ hat die aktive, individuelle Unterstützung und Begleitung von Unternehmen und Kandidierenden für uns oberste Priorität. Wir nehmen uns Zeit, sie kennenzulernen und zu verstehen – um ihnen mit massgeschneiderten Lösungen maximalen Mehrwert zu bieten.

Unserer Kundschaft begegnen wir mit Respekt und Achtung ihrer Anliegen und zeigen individuelle als auch massgeschneiderte Lösungen auf. Mit unserem Denken, Handeln und unseren Dienstleistungen streben wir nach einem Höchstmass an Qualität und setzen in unserer Industrie neue Massstäbe. Wir sind ein verlässliches Unternehmen und halten uns an Abmachungen. Wir agieren diskret und vorausschauend und kommunizieren transparent, offen und ehrlich.

Als Bestätigung der hohen Qualität unserer Dienstleistungen wurden wir in den vergangenen Jahren mehrfach zu den besten Personaldienstleistungsunternehmen der Schweiz in den Bereichen Executive- und Professional Search sowie Temporärarbeit ausgezeichnet.

Im Zuge des weiteren Ausbaus sind wir auf der Suche nach einer weiteren Fachperson, die unser Consultant-Team aktiv, professionell mit Herz und Verstand im Tagesgeschäft unterstützt.

 

Ihre Aufgaben

Selbständiges Führen der Administration und des Supports für die Teams Personalverleih und –vermittlung

Bearbeiten von Bewerbungen und Anfragen unserer Kundschaft und Kandidierenden inkl. Korrespondenz in Deutsch und Englisch

Erstellen von Bewerbungsdossiers und Vakanzmeldungen in unserem CRM inkl. Erfassen von Zusatzinformationen

Erfassen und Bearbeiten von Vakanzen auf unserer Webpage, CRM sowie in den diversen externen Jobportalen

Unterstützung der Consultants beim Active Sourcing als auch bei der Betreuung unserer Klienten und Kandidierenden

Empfang, Begrüssung, Platzierung und Bewirten unserer Gäste

Erstellen von Verträgen (Einsatz-, Rahmen- und Verleihvertrag) sowie Bearbeiten von An- und Abmeldungen unserer Temporär Mitarbeitenden (TMA) bei AHV, BVG, Quellensteuer, Krankheits- und Unfallmeldungen inkl. Abklärungen bei den verantwortlichen Stellen/Behörden etc.

Kontrolle der Stundenrapporte unserer TMA und Erfassen der Stunden im CRM inkl. Abklärungen bei Unklarheiten

Veranlassen und Kontrolle der monatlichen Lohnabrechnungen unserer TMA in Zusammenarbeit mit unserem externen Provider inkl. Weiterleiten der Lohndaten zur Zahlungsfreigabe

Erstellen, Kontrolle und Auslösen der Debitorenrechnungen in unserem CRM sowie Überwachen der Zahlungen

Bearbeiten von Anfragen unserer TMA und gegebenenfalls Eskalation an die jeweiligen Consultants

Erstellen von Arbeitsbestätigungen, Zwischenzeugnissen und Arbeitszeugnissen, Unterstützung beim Einholen von Referenzen

Kontrolle der Kreditoren- und Debitorenrechnungen/Kreditkartenabrechnungen/Spesenabrechnungen inkl. Zusammenarbeit/Abklärungen mit dem externen Treuhandunternehmen, Verwalten/Auszahlung der Lunchchecks an Mitarbeitende

Verantwortung für das gesamte Office Management (Büromaterial und -infrastruktur, Getränke etc.) sowie für ein gepflegtes und ansprechendes Erscheinungsbild unserer Räumlichkeiten

Verwaltung von Ablage und Archiv, korrektes Vernichten von datensensitiven Informationen

Organisation und Mithilfe bei Anlässen, Geschenken, Versand Glückwunschkarten etc.

  Ihr Profil

Aus- und Weiterbildung in kaufmännischen, administrativen, dienstleistungsorientierten Bereichen

Erfolgreiche Berufspraxis in einer Support- / Assistantfunktion mit einer ausgeprägten Serviceorientierung

Bereitschaft sich schnell und flexibel in neue Aufgaben- und Themengebiete einzuarbeiten und gleich von Beginn an Verantwortung zu übernehmen, unternehmerische Handels- und Denkweise

Interessiert sich in einem kleinen Team von Fachpersonen aktiv einzubringen und gemeinsam zum weiteren Erfolg unseres Unternehmens beizutragen

Einwandfreie Kommunikation in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

 

Unser Angebot

Wir bieten unseren Mitarbeitenden unternehmerischen Freiraum und einen grossen Handlungsspielraum für eigene Ideen und Initiativen.

Wir verstehen uns als Team und unterstützen, motivieren und aktivieren uns gegenseitig. Wir fördern Weiterbildung und erweitern dadurch kontinuierlich unser Know-How und unsere Persönlichkeiten.

Nach einer Phase der Einarbeitung vor Ort an zentralster Lage in der Stadt Zürich, bieten wir all unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit für hybrides Arbeiten.

 

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Emanuel Kessler Partner
Bei der Implementierung komplexer Rekrutierungs- und Ressourcenplanungsprojekten bin ich Ihr Experte, aber auch ein persönlicher Sparringspartner.

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